|
Vejledning til foredragsholdere ved
arrangementer i Byggesocietetets udvalg og kredse.
Her er en kort introduktion og
vejledning til foredragsholdere, som vil bruge Powerpoint-præsentation
og/eller overheads.
Ud fra tidligere erfaringer har
vi lavet denne introduktion, så vi forhåbentlig kan
undgå tekniske problemer, få budskabet til at nå
så godt ud som muligt, afvikle arrangementet i overensstemmelse
med indhold og tidsplan og gøre ordstyrerens rolle nemmere.
Emnet
Som regel er du blevet
bedt om at holde et oplæg om et bestemt emne. Bliver du
i tvivl om forventningerne til emnet, eller ændrer du indhold
i forhold til, hvad der er aftalt med seminarholder, er det vigtigt
at give besked til ordstyreren eller din kontaktperson fra miljøudvalget
inden afviklingen af oplægget, så der ikke under
selve arrangementet signaleres usikkerhed/uenighed overfor publikum
med hensyn til, hvad der er aftalt om indholdet af dit oplæg.
Dette har betydning for oplæggets indpasning og overensstemmelse
med programmet og er også vigtigt i forhold til ordstyrerens
mulighed for at holde den "røde tråd"
gennem programmet.
Gode råd til powerpoint og diasshow
Som hovedregel skal man
ikke have mere end 6 linjer på sit dias, ellers bliver
det for meget læsning. Der bør ikke være mere
end 3 typografier på samme dias, da det let bliver for
rodet at se på. Teksten bør skrives med punktstørrelse
på minimum 24 pkt., ellers bliver det for småt at
læse på afstand.
Man kan oprette utroligt avancerede
dias i powerpoint med billeder, grafer, lyd og animation, men
man skal altid have for øje, at budskabet ikke må
overdøves af udseendet.
Det, man viser i sin præsentation,
skal understøtte, hvad det er, man rent faktisk siger.
Der skal ikke stå alt det, man siger - kun stikord.
Det er de vigtigste budskaber, der skal fremgå af diasene
i kort form.
Som hovedregel må der hellere
være for få end for mange dias, da de tager opmærksomheden
fra oplægsholder og det sagte og de trækker
tiden ud. Mange dias kan gøre det svært at holde
tidsplanen.
Mange dias kan også gøre
et oplæg alt for informationstungt og intensivt, hvormed
modtager let mister koncentrationen og kun hæfter sig ved
unødvendige detaljer.
Hvad er til rådighed af udstyr?
Ved arrangementer i Byggesocietetets
Miljøudvalg kan du forvente, at følgende udstyr
er til din disposition:
- Overheadprojektor
- Pc (med cd-rom-drev og USB-port)
og projektor
- Wyte board eller flip-over
Har du brug for andre hjælpemidler,
så kontakt venligst arrangøren.
Præsentationsmaterialets form
Powerpoint: Filerne er
som regel meget "tunge", så det er ikke hensigtsmæssigt
at lagre dem på en almindelig diskette. Tag din præsentation
med på cd-rom eller i memory stick til USB-port.
Husk at billeder i powerpoint-præsentationen
for så muligt skal være i jpg-format, dvs. 75 dpi.
Hvis du vælger en anden form/størrelse risikerer
du, at præsentationen bliver for tung, og at der bliver
ventetid ved åbning af showet og ved diasskift.
Udskriv kopi
Husk at udskrive en kopi
af dine dias på forhånd, fx 6 dias pr. A4 side. Vi
vil så kopiere dine dias til samtlige tilhørere.
Vi vil selvfølgelig gøre
alt for at it-udstyret virker, men hvis du ikke vil risikere
at blive offer for en uforudset it-instabilitet, så tag
også dine slides med som overheads.
Ordstyrerens rolle
Ordstyreren skal sikre,
at de enkelte oplæg bliver præsenteret, og at de
enkelte oplæg bliver bundet sammen. Ordstyreren skal også
sikre at styre ordet ved spørgsmål fra salen og
under debat. Desuden skal ordstyreren sikre, at tidsplanen for
programmet bliver fulgt så vidt muligt, så fx oplægsholdere,
der kun har begrænset tid til rådighed, kan lave
sit oplæg på aftalt tid.
Hold tidsplan
Du kan gøre ordstyrerens
opgave lettere ved at overholde den aftalte tid for dit oplæg.
Hvis du ikke gør det, kan du risikere, at ordstyreren
bliver nødt til at afbryde dit oplæg. Det er en
god idé et par dage forinden at holde en "generalprøve"
forud for præsentationen af oplægget. Hermed sikrer
du dig, at du kan overholde tiden, og at du i øvrigt får
afleveret de budskaber, du har udvalgt.
Kontakt ordstyreren, når du kommer
Ordstyreren vil gerne
hilse på dig, inden du skal lave din præsentation,
så ordstyreren ved, at du er kommet, og hvem du er. Ordstyreren
vil derfor forsøge at hilse på dig før starten
på seminaret eller i evt. pause, før dit oplæg
er programsat. Det kan hjælpe, hvis du opsøger ordstyreren,
hvis ordstyreren ikke kender dig på forhånd.
Hvis du skal gå, inden arangementet
er slut
Hvis du ikke har mulighed
for at deltage i hele arrangementet, men er nødt til at
gå "før tid", bør du meddele ordstyreren
dette, når du kommer. Når du forlader arrangementet,
er det mest hensynsfuldt at gøre dette i en pause af hensyn
til de øvrige oplægsholdere.
|
