Kommentarer:

Halvdelen af et byggeris totaløkonomi ligger i driftsfasen

Når en bygherre planlægger og udfører et nyt byggeri, er der sund fornuft i at tage hensyn til den efterfølgende drift, da halvdelen af alle omkostninger i relation til byggeriet ligger i driftsfasen.

En del af omkostningerne ligger hos den fremtidige ejer, der skal sikre byggeriets værdi, og en del af omkostningerne ligger hos lejeren, der naturligt har interesse i omkostninger til bl.a. energi og vedligehold

Af Birgitte Dyrvig Carlsson og Hanne Strøh Sabroe, COWI

For at sikre en teknisk og økonomisk optimal drift må der allerede fra begyndelsen af et byggeprojekt opstilles en målsætning for driften. Målsætningen skal tage udgangspunkt i virksomhedens/brugernes behov, således at bygninger og driften til stadighed understøtter bygningernes primære funktion (brugsværdi) samtidig med, at bygningernes tekniske værdi fastholdes på det forudsatte niveau.

Der lægges ved de fleste byggerier et stort arbejde i design, så indretning og arkitektonisk værdi er høj. Der fokuseres også på den fremtidige funktionalitet, og installationer planlægges og udføres ud fra funktionelle krav.

Overordnet består en driftssituation af to dele - organisation og dokumentation - hvor organisationen sætter rammerne for driften, og dokumentationen understøtter denne. Vi kalder dette for driftskonceptet. Denne artikel beskriver, hvordan driftskonceptet kan blive til igennem alle byggeriets faser, og hvordan man kan sikre optimal drift af byggeriet fra begyndelsen.

Driftskoncept - organisation
Der træffes i byggeriet en masse beslutninger, som har indflydelse på driften, og for at sikre en optimal drift af byggeriet skal byggeprojektet kontinuerligt vurderes ud fra driftsmæssige hensyn.

Driftskonceptet skal sikre, at de intentioner, der er i forbindelse med gennemførelse af projektet, efterleves med hensyn til driftsspørgsmål.

I forbindelse med etablering af driftskonceptet er det vigtigt at inddrage driftsorganisationen for at sikre, at konceptet er anvendeligt i organisationen.

Driftskonceptet skal indeholde en beskrivelse af de kvalitetskrav, der skal overholdes for at opnå målet, og en beskrivelse af hvordan de besluttede kvalitetskrav fastholdes, herunder beskrivelse af f.eks.:
- Hvordan forsyningssikkerhed, sikring mod brand samt uvedkommende og utilsigtet adgang fastholdes.

- Hvordan en markant og imageskabende effekt fastholdes.
- Hvordan fleksibiliteten i byggeriet kommer til udtryk, f.eks. hvor der kan foretages ændringer af forskellig karakter og forudsætningerne herfor.

Konceptet skal munde ud i beskrivelse af hvilke aktiviteter, der skal udføres for at opfylde kvalitetskravene og hvilken dokumentation, der skal understøtte disse aktiviteter.

I forbindelse med fastlæggelse af hvordan den digitale dokumentation af drifts- og vedligeholdsdata skal afleveres, skal driftsorganisationen fastlægge, hvordan data skal anvendes, herunder hvilket IT-system der kan anvendes i den efterfølgende driftsfase. Denne proces vil blive beskrevet i en senere artikel.

Før ibrugtagning skal det sikres, at driftsorganisationen er parat til at overtage driften. Dette sikres, dels ved at driftsorganisationen er inddraget i arbejdet med driftskonceptet og projektet i øvrigt, dels ved at der gennemføres overtagelsesmøder, hvor de tekniske anlæg gennemgås, og hvor driftsplanen og kravenes dokumentation gennemgås.

Budgetter og totaløkonomi
De valg, der træffes i forbindelse med planlægning af et byggeri, får afgørende betydning for hele den efterfølgende driftsperiode.

Ofte står valget mellem flere teknisk mulige løsninger, hvor det, der i anlægsfasen umiddelbart kan synes som en god og økonomisk fordelagtig løsning, ikke er hensigtsmæssigt i driftsfasen. Det er derfor at stor betydning, at der foretages en totaløkonomisk vurdering, der ser på såvel anskaffelse som vedligehold i bygningsdelenes levetid.

For at sikre en teknisk og økonomisk optimal drift må der allerede fra begyndelsen af projektet opstilles en målsætning for driften. Målsætning skal tage udgangspunkt i de overordnede kvalitetskrav for byggeriet og den måde, bygherren ønsker at organisere driften på.

Totaløkonomi - et beslutningsværktøj! Hvis man betragter et byggeri i hele dets levetid, vil omkostningerne til drift og vedligeholdelse udgøre ca. halvdelen af byggeriets totale omkostninger. Totaløkonomiske beregninger kan medvirke til fastlæggelse og styring af udgifterne til anlæg og drift gennem projektering, udførelse og drift og giver mulighed for at få overblik over alternative udformninger og forskellige materialevalg.

Ideen er, at man ser på et byggeri i hele dets levetid og tilbagediskonterer den løbende drift til år nul.

En totaløkonomisk beregning vil typisk omfatte delelementer angivet i nedenstående figur 1.

I princippet kan totaløkonomiske beregninger anvendes på baggrund af generelle erfaringstal, før projektet er endeligt fastlagt i detaljer. Beregningernes detaljeringsgrad kan så øges i takt med projekteringens fremdrift, og der træffes mere præcise beslutninger med hensyn til konstruktioner og materialevalg. Totaløkonomiske beregninger skaber overblik over byggeriets totaløkonomi i byggeriets forskellige faser og forstærker beslutningsgrundlaget.

Ved nybyggeri opstilles driftsbudgetter som en del af konceptet for driftsplanen, og den kommende driftsøkonomi bør derefter løbende dokumenteres med input fra alle byggeriets parter. Driftsbudgettet kan eventuelt etableres ved at gennemføre en totaløkonomisk beregning, baseret på den allerede udførte kalkulation af byggeriet.

Driftsrådgivningens faser
For at sikre at driftsorganisationen »kommer godt fra start« er det vigtigt, at lægge planforløbet i forhold til det samlede projekt.

Som en løbende proces granskes projektet også ud fra et driftsmæssigt aspekt i lighed med øvrige faglige granskninger. En granskning fra et driftsmæssigt aspekt vil sigte på helhedsløsninger og omfatte såvel arkitekt- som ingeniørområder. I granskningen inddrages også den nuværende driftsorganisations erfaringer, særligt inden for områder der kræver specialviden i forhold til virksomheden.

I de første faser af projektet er det vigtigt at sikre, at det er muligt at komme rundt i bygningen, at det er muligt at udskifte store indbyggede komponenter, og at bygningen kan renholdes, samt at der sættes fokus på totaløkonomien i de valg, der træffes.
Som eksempel på dette kan være de behov for nytænkning af driften, der opstår bl.a. som følge af de mange glasbyggerier ofte med tilhørende atrier, hvor der er vanskeligt tilgængeligt. Her er det af største betydning, at driften indtænkes fra projektets start for at undgå fordyrende og uharmoniske tekniske løsninger.

Ved udbud er nødvendigt at have udarbejdet en samlet beskrivelse af kravene til drifts- og vedligeholdsdokumentationen. Kravene bør også indeholde et paradigma for, hvordan data skal detaljeres og struktureres.

Under udførelsen skal alle ændringer, der har betydning for driften, følges nøje, og det skal sikres, at det er de korrekte og relevante driftsoplysninger, der leveres til bygherren ved aflevering. Aflevering af hovedparten af driftsdokumentationen bør ske i god tid inden den øvrige afleveringsforretning, således at medarbejderne i driftsorganisationen har det bedst mulige grundlag, når bygningerne ibrugtages.

Når byggeriet ibrugtages, og driftsfasen indtræder, skal driftsforholdene og dokumentationen stå sin prøve, men det er samtidig af afgørende betydning, at der fra første dag tages hånd om vedligeholdssituationen og, at de tiltag, der sker i driftsfasen, kan dokumenteres i forhold til de kommende 1- og 5-års eftersyn. Byggerier, som der tages vare på fra 1. dag, har bedre mulighed for en god totaløkonomi.

Praktiske erfaringer
Erfaringer viser, at hvis driftsforholdene tages lige så alvorligt som de øvrige ingeniør- og arkitektmæssige forhold, kan mange uhensigtsmæssige løsninger undgås.

Fra projektet med opførelse af DR BYEN har driftsforholdene været sat på dagsordenen fra byggeriets begyndelse. For hver fase i byggeriet er der foretaget driftsmæssige granskninger. Et af de emner, der har været sat meget fokus på, er adkomstanlæg, og spørgsmål som »Skal vi anvende lifte eller gondol?«, »Kan vi få en lift, der passer til vores forhold?« og »Hvor hyppigt vil en lift være i brug?«. Alt sammen spørgsmål der skal løses i forbindelse med projekteringen for at sikre forhold som, at gulvet kan bære vægten af en lift og, at den kan transporteres i elevatoren. Emner der synes åbenlyse, når bygningerne ibrugtages, men ofte er forsømte i projekteringsfasen med alvorlige konsekvenser for driften.

Et andet emne, der ofte først viser sig ved ibrugtagning, er mængden og placering af depot, affalds- og rengøringsrum, som ofte er fejlplacerede i forhold til funktion eller størrelsesmæssigt ikke opfylder behovet.

Alle problematikker kan ikke nødvendigvis løses fra begyndelsen, men mange uhensigtsmæssigheder kan forudses og indarbejdes i byggeriet til glæde for ejere og brugere.